Grâce au portage salarial et à l’entrepreneuriat qui se développent depuis plusieurs années, travailler à domicile pour un indépendant est de plus en plus courant. En effet, cette forme de travail à distance offre de nombreux avantages mais demande une organisation rigoureuse, en particulier parce que, bien qu’elle introduit la sphère professionnelle dans son espace de vie. Il nous semblait intéressant de vous rassembler quelques conseils sur le sujet pour maximiser votre organisation d’espace et votre production.
Choisir son espace de travail quand on est consultant indépendant
Selon la nature de votre prestation, beaucoup d’entre vous travaillent depuis chez eux ou bien chez le client. Pour les personnes travaillant à domicile, il est important de dissocier son espace de travail de son espace personnel. Que vous soyez en couple ou célibataire, il est primordial que vous ayez un espace à vous seul. Lorsque l’on a son bureau dans son espace de vie, on a du mal à libérer son esprit de son travail et on ne pense plus qu’à ça.
Si vous manquez d’espace ou que vous n’aimez pas la solitude, optez pour des espaces de coworking, de plus en plus prisés des travailleurs indépendants, freelance. Ces espaces fleurissent dans de nombreuses villes, ils vous permettent d’avoir un espace « ambiance open space » pour travailler dans de bonnes conditions. De plus, ces espaces de coworking amènent à faire des rencontres avec des professionnels d’horizons différents. Souvent sur la même longueur d’onde que vous, vous aurez plaisir à échanger services, contacts ou conseils. En outre, les coworkings organisent souvent des ateliers, des instants conviviaux, des groupes de co-développement (et que sais-je encore !) destinés aux coworkers. Ces espaces appelés également tiers-lieux agissent tout en esprit de réseau, un vrai plus pour des freelances ! Cela représente un certain cout certes mais vous n’êtes pas obligé de travailler en cowork à 100% de votre temps ! Là aussi les coworkings ont su être inventifs et proposent différentes formules selon votre budget et vos besoins d’indépendant.
Le bien-être au travail n’est qu’une affaire de santé, de management, de relations et de conditions matérielles.
S’aménager un espace agréable et personnalisé
L’objectif étant de se concentrer efficacement sur son activité professionnelle, l’aménagement du bureau constitue une étape essentielle.
Travailler à son bureau est un véritable lieu de vie, on y passe presque la moitié de la journée. Souvent par manque de temps et le fait de travailler à domicile (traduction de nos voisins anglophones, on appelle cela aussi en home office), nous oublions d’aménager notre bureau et de nous construire un espace de travail confortable qui nous corresponde. Pourtant, aménager son environnement de travail de manière agréable améliore la productivité et la créativité. L’idée est de se créer un bureau avec une ambiance conviviale, dans lequel vous vous sentez bien.
Entourez-vous de matériaux naturels, ils aident à améliorer votre bien-être et votre productivité au travail. Ajouter une touche de couleur, avec des plantes vertes par exemple. Les plantes oxygènent l’environnement, ce qui améliore la productivité et nous rend plus heureux. En plus d’améliorer l’humeur et de donner de l’énergie, elles sont un excellent moyen d’absorber la pollution émise par les ordinateurs (en particulier les cactus) et des équipements bureautiques. Choisissez un espace lumineux avec le plus de lumière naturelle possible ou utilisez une lumière adaptée. Une lumière de mauvaise qualité fatigue les yeux et peut causer des maux de tête. Rendre votre bureau plus personnel permet donc de vous y sentir plus à l’aise. N’hésitez pas à ajouter des éléments décoratifs sans surcharger votre espace, comme des tableaux, des photos de famille, votre tasse personnalisée, … Même si le manque d’espace ne vous permettait pas de « sacrifier » une pièce à votre bureau, pas toujours facile à négocier avec la famille, notre conseil est au minimum de vous aménager votre « coin » dans une pièce, dédié à votre activité professionnelle.
Adopter les bonnes positions à son bureau
Après l’aménagement de son espace de travail, le choix du mobilier pour votre confort est important. Comme nous l’avons vu, le bien-être passe par le corps. Notre position au travail n’est donc pas à négliger. Bien souvent nous ne respectons pas les bonnes postures corporelles à adopter au travail. Dans un premier temps, utilisez une chaise confortable et adaptée, cela peut faire la différence sur votre humeur. Faites attention à votre position, s’asseoir trop longtemps dans une mauvaise position peut créer de sérieux problèmes de santé.
Ensuite, ajustez votre écran à hauteur optimale afin d’éviter une trop grosse pression sur le cou. Notre conseil : votre écran à hauteur de vos yeux ! Enfin, il existe maintenant des bureaux debout. Nous savons tous que nous restons trop longtemps assis au travail, un bureau debout vous aide à rompre cette habitude mais aussi à brûler des calories tout en travaillant ! Vous pouvez aussi tester le ballon pilate lesté pour le stabiliser (avec une housse lavable), il remplace la chaise de bureau, permet d’adopter sans y penser de meilleures postures, notamment pour les personnes qui ont mal aux dos !
Pensez aux outils de gestion de projet et à distance
Pour continuer à rester motivé et éviter de vous éparpiller, définissez-vous des objectifs à court, moyen et long terme. N’hésitez pas à vous faire une liste des objectifs par importance et une liste de tâches à faire quotidiennement, cela vous aidera à mener au mieux vos projets. Pour cela, il existe plusieurs outils en ligne tels que Trello ou Asana qui vous permettent de gérer vos tâches et vos projets sous forme de post-it ou checklist. Ces deux outils sont très pratiques pour vous organiser que vous soyez seul ou plusieurs sur le projet.
Lorsque l’on travaille en indépendant, on ne quitte plus son smartphone ni son ordinateur. Skype vous permet de communiquer avec vos collaborateurs en temps réel. Vous pouvez facilement organiser des réunions et même partager vos écrans et annoter des présentations PowerPoint.
Triez et classez vos documents régulièrement
Enfin, l’organisation du bureau est aussi importante. Afin de gagner du temps, il est essentiel d’organiser vos documents papiers mais aussi numériques ! Pensez à créer des documents par projets, à bien nommer vos fichiers afin de vous y retrouver plus facilement. Réfléchissez à une nomenclature (noms des fichiers avec noms des clients, année, projets, … ?), il faut qu’elle tiennent dans le temps. Pensez à archiver régulièrement les dossiers terminés car au fil des années de votre activité indépendante, vos arborescences s’alourdissent ! Un ancien client peut revenir vers vous un jour ou l’autre et vous demandez d’envoyer à nouveau un document, vous avez tout intérêt à le retrouver rapidement grâce à un classement efficace car ces temps de services rendus ne sont pas facturés.
Enfin, votre première motivation doit être pour vous et votre quotidien. Souvent, un bureau mal rangé accentue l’impression de crouler sous le travail. Rangez votre espace de travail en fin de journée, cela permet de garder un esprit en ordre !
L’importance du bien-être
Pouvoir s’épanouir dans son métier est une des principales préoccupations de nombreux actifs. Sachez que, si vous êtes heureux, vous êtes plus productifs. Comme vu précédemment, le bien-être au travail passe par la santé, la sécurité, l’intérêt du travail, l’environnement de travail et l’ergonomie. Aujourd’hui, cela fait souvent partie des préoccupations des employeurs. Mais quand vous êtes indépendant, accorder un peu de temps à votre bien-être au travail, c’est à vous d’y penser. Croyez-nous, ce n’est pas du temps perdu mais un facteur de réussite à votre activité de freelance !
Chez Altros, le bien-être au travail est aussi une priorité !
Locaux spacieux, modernes et lumineux avec une utilisation fluide de l’espace, autant de critères qui ont guidé le choix de nos nouveaux bureaux. Des espaces pour recevoir les consultants, un bureau relai et une petite salle de réunion à disposition des consultants pour faire un rdv clients et/ou pour se poser entre 2 déplacements. Et aussi des événements en équipe pour mieux se connaitre et créer des moments d’échanges plus informels,… tout est fait pour rendre la vie de nos consultants plus agréable !! Chaque personne de notre équipe est générateur de bonne humeur au quotidien !
