L’été se termine, le temps des grandes vacances aussi ! Salariés, free-lances, consultants à son compte ou en portage salarial, on reprend tous nos activités en pensant « rush de rentrée » et on a déjà en ligne de mire la gestion des priorités, cet éternel quadrature du cercle ! Pourtant inscrire un cercle dans un carré n’est pas si sorcier. Alors mieux gérer nos priorités devrait faire partie du champ des possibles. Qu’en dites-vous ?
Indépendants, pourquoi chercher une meilleure gestion des priorités ?
Parce que terminer votre journée ou semaine avec un sentiment de satisfaction du travail accompli, quelle légèreté positive ! Arrêter de lister tout ce que l’on n’a pas fait et voir plutôt tout ce que l’on fait est plus constructif et valorisant. Autant vous féliciter plutôt que de vous flageller, non ? Améliorer la gestion de vos priorités, c’est aller vers une meilleure gestion de votre énergie. En travaillant là-dessus, vous travaillez à optimiser votre bien-être au travail. Bonne nouvelle, non ?
La gestion des priorités rime inévitablement avec la gestion du temps.
Beaucoup d’entre nous dressent des « todolist ». Ces listes nous rassurent et on s’y accroche au fil de la semaine pour espérer rayer les tâches accomplies. Une fois nos missions notées, cela nous libère l’esprit, on mesure mieux l’avancement de nos actions, on a le sentiment d’être efficace sur nos objectifs, petite victoire bonne pour le moral !
Lister ce que l’on a à faire est une 1ère étape, estimer le temps à passer sur chaque action est la 2éme étape très aidante pour mieux gérer son temps. Cet exercice est assez instructif. On verra que généralement on sous-estime le temps nécessaire. On peut alors s’interroger sur la raison de cet écart de temps entre évaluation et réalisation. Un excès de perfectionnisme, un manque de concentration, des interruptions répétées, … A regarder de plus près pour essayer de corriger ces dérives. Cela peut aussi être l’occasion de réviser ses prix de vente.
En réalité l’urgence n’existe pas.
Déclarer que l’urgence n’existe pas peut paraitre utopique ! Et pourtant … il est intéressant d’observer le fondement de nos urgences. Le dépôt de la réponse à un appel d’offre devient urgent parce qu’on a mis du temps à en démarrer la rédaction. Le rapport à envoyer à un client devient urgent parce qu’on s’est mis à le produire trop tardivement. La plupart des personnes qui n’ont que des urgences sont souvent ceux qui sous-estiment la délicatesse et la densité de la tâche à accomplir et surestiment le temps qui leur reste. La clé : si vous anticipez sur les urgences futures, plus rien ne sera urgent !
Bien gérer ses priorités, c’est consacrer davantage de temps aux sujets importants.
Vous commencez quelque chose, puis vous surfez et vous vous éloignez sans vous en rendre compte, vous revenez et par effet de cascades, vous repartez ailleurs … Bref, vous perdez vite votre temps en voulant avancer plusieurs actions simultanément. Le risque est de vous disperser et de perdre en efficacité. La question pertinente est : comment classer vos actions par ordre d’importance ? Comment déterminer le degré d’urgence ?
Comment prioriser vos tâchez et actions ?
Discerner l’important du secondaire est essentiel dans votre organisation. Si vous avez du mal à savoir ce qui important à faire entre deux choses, comparez leurs conséquences futures respectives. Celle qui a une conséquence future plus lourde est celle que vous devez traiter en priorité ! Le principe est qu’il faut terminer les actions de grande importance avant de démarrer les actions de moindre importance.
D’autres pistes pour améliorer la gestion de son temps des indépendants
- Pour certaines actions, il est plus efficace de la faire de suite que de prévoir de la faire.
- La clarté conduit aux bons choix, les bons choix conduisent aux bonnes décisions !
- Préservez des ½ journée ou journée entière sans rdv et engagement majeur,
- Consacrer du temps à l’organisation de son temps de travail : en fin de semaine, prendre un temps de bilan sur la semaine qui vient de passer et préparer la semaine suivante,
- Utiliser un réveil pour rythmer vos temps de travail.
- Se mettre dans la posture des 4 jours de travail : Programmer vos missions sur 4 jours. La journée restante peut être utilisée pour une demie journée à l’organisation de votre temps de travail, l’autre demie journée aux imprévus. Si vous n’en avez pas, profitez de cette demie journée en récompense de votre bonne gestion des priorités !
- Commencer vos journées en traitant les urgences car on est plus frais et dispo en début de journée.
Rien ne sert de courir, il faut partir à point ! On en reparle dans 1 mois ? Bonne rentrée !
