Quand on est consultant indépendant en portage salarial, on est amené à conduire des réunions dans l’entreprise cliente avec divers objectifs : présenter son intervention à l’ensemble d’une équipe projet, faire un point sur l’état d’avancement de sa mission, présenter diverses solutions et aider la direction à prendre une décision sur un choix d’outils, … En prestataire extérieur, savoir mener une bonne réunion est une compétence très appréciée et contribue largement à votre réputation professionnelle. Découvrez comment mener une réunion.
Nécessité de la réunion
Assurez-vous que la réunion est indispensable. La réunion ne sert pas à faire circuler de l’information mais bien à échanger. Mobilisez le temps de collaborateurs en réunion si l’échange est utile.
Les participants
Vous n’avez pas toujours la main sur le choix des participants mais pensez bien à demander à l’avance fonctions et responsabilités de chacun. Ces éléments de réponse vous seront précieux pour adapter le contenu à votre public.
L’ordre du jour
Préparez un ordre du jour clair et minuté. Transmettez le à l’entreprise quelques jours avant la réunion. Cela permettra à votre contact client de le diffuser aux personnes concernées et de leur demander, le cas échéant, une préparation sur certains points abordés.
Les documents
En amont de la réunion, pensez bien à envoyer tout document (budget, études, articles, …) utiles à la réunion. Un échange sur un sujet est d’autant plus riche quand chaque participant a pu prendre connaissance du dossier au préalable. En réunion, classez bien les documents dont vous aurez besoin pour gagner en temps et en rythme de réunion.
Le respect du temps
Gardez un œil sur le timing. Si vous avez indiqué le temps accordé à chaque thème, respectez-le! Réservez un temps de question en fin de chaque thématique. Notez les questions qui demandent des réponses trop longues et celles qui n’intéressent pas tout le public, vous les traiterez en aparté. Gardez le cap sur votre contenu tout en étant à l’écoute des apports et réactions des autres participants.
Le tour de table final
A la fin de la réunion, reformulez les idées clés. Faites un dernier tour de table pour permettre à chacun d’exprimer ses idées s’il n’en a pas eu l’occasion pendant la réunion. Annoncez l’envoi du compte-rendu à l’ensemble des participants.
Capter l’attention de tous du début à la fin de la réunion est un défi difficile à relever. Au-delà des ces règles, libre à vous d’ajouter votre touche personnelle : humour, exercice collectif, forte interactivité,… pour que chaque participant se sente impliqué, utile et motivé !
