Être bien organisé dans son activité est primordial, et tout spécialement lorsque l’on est un consultant indépendant.
La rentrée de septembre est souvent un moment propice pour revoir et améliorer son organisation. On peut toujours être sujet à des dérives d’agenda mais au moins, l’organisation est un sujet à part entière que l’on travaille ! Chaque semaine, on consacre un temps à son planning et quotidiennement, on garde un œil sur la bonne gestion de ses priorités. Dernièrement, le confinement et le télétravail sont venus chahutés nos habitudes. Reposons-nous les bonnes questions.
Les bénéfices d’une bonne organisation
La ponctualité, gage de sérieux !
Être ponctuel dans vos rendus, dans vos rendez-vous et dans l’avancement de vos actions est une qualité très appréciée des personnes avec qui vous interagissez (collaborateur, partenaires, clients, prospects, réseau, …). La ponctualité est souvent un point sensible car il relève du respect de l’autre !
La sérénité d’esprit
Le fait d’être bien organisé diminue le stress, très bonne chose pour vous-même ! Vos clients et votre réseau le ressentiront. Zen, vous inspirerez plus de confiance !
Un meilleur équilibre entre vie pro et vie perso
Avec l’épisode de confinement, on est tous devenu des équilibristes entre vie pro et vie perso. Être bien organisé dans votre activité professionnelle contribue à entretenir une relation de qualité dans votre couple, famille et amis. Consultant indépendant, la vie privée est un pilier important pour la réussite de vos projets.
Planifier, tout un art !
Lister et programmer vont de pair.
Programmer vos actions, vos temps avec d’autres (RDV salons, …) mais aussi avec vous-même permet de prendre régulièrement du recul, de réévaluer les priorités par rapport aux objectifs de réalisations que vous vous étiez fixé. Cela peut parfois vous amener de renoncer à une action moins importante faute de temps. Votre agenda devient un véritable tableau de bord de votre temps !
Evaluer le temps pour chaque action
Une « todolist », c’est bien. Quantifier le temps nécessaire à chaque action, c’est mieux ! Cela permet d’être plus réaliste dans votre feuille de route. A vouloir trop en prévoir dans une même semaine, vous risquez de procrastiner et d’augmenter votre charge mentale.
Plus vous ferez l’exercice d’évaluer le temps à consacrer à chaque action, plus vous serez en capacité d’évaluer plus justement le temps nécessaire. Cela permet aussi de constater les dérives : trop de temps consacré à une action mineure vous permettra de réajuster la fois suivante !
Une action peut en cacher une autre.
Dans la liste du jour, vous aurez noté 1h30 pour la réunion client. En fait, lié à cet événement, vous aurez certainement d’autres actions incontournables à faire avant ou après. Par exemple, prévoir 20 minutes la veille pour préparer un ordre du jour ou envoyer un petit mail de synthèse aux participants suite à cette réunion. En général, on prévoit le temps de la réunion mais rarement les tâches connexes. Pensez-y !
Ne pas remplir son agenda à 100%
Les imprévus arrivent plus vite qu’on ne le pense ! Si vous avez rempli votre planning à 100%, il y a toutes les chances que votre journée soit remplie à 120%, voire à 150%. Et là, c’est le stress qui monte par rapport aux engagements que vous avez pris et que vous ne pouvez plus honorer comme prévu.
Vous l’avez certainement déjà expérimenté : être en surcharge permanente n’est pas bon pour le moral et la qualité de votre travail. Prévoyez un peu de souplesse et de temps vide, vous verrez, cela vous sera bien utile !
Quelques pistes de réflexions pour vous organiser
Quelle est la période clé de votre organisation : la journée, la semaine ou le mois ? Quel niveau d’énergie vous demande cette action ? Quel impact si vous ne réalisez pas cette tâche ? A quel moment de la journée êtes-vous le plus efficace ? Avez-vous des plages de travail sans connexion numérique ? Alternez-vous des actions de devoir et des actions qui vous font plaisir ?
La règle du 1-3-5 : à tester !
On peut passer du temps à faire des listes et passer pourtant à côté de ce qui compte le plus !
On vous propose de découvrir une approche : la règle du 1 – 3 – 5
Combien avez-vous de points dans votre « todolist » ? Certainement plus de 10 ! Cette méthode vous permettra de rester focalisé sur quelques actions par jour, de moins vous disperser et de mener jusqu’au bout l’action du jour ! Ça parait simple mais pour l’avoir expérimentée, assez efficace.
Le 1 : c’est LA tâche essentielle de la journée. Vous ne terminez pas votre journée sans l’avoir accomplie. A titre d’exemple, rédiger une offre commerciale pour un prospect.
Le 3 : trois tâches moins importantes mais qui restent tout de même essentielles à vos yeux : répondre à quelques emails, appelez une personne pour caler un rdv, définir l’ordre du jour d’une future réunion. Ce sont des choses que vous pouvez accomplir et qui vous apportent des résultats immédiats.
Le 5 : cinq petites besognes qui sont des détails, que vous pouvez accomplir mais qui, si vous ne les faites pas, ne gâcheront votre journée. Ce peut être un article à lire, un temps de rangement, commander des cartes de visite, …
Le principe est là, les jours sans réunion, vous pouvez monter les enchères en fixant 2 – 4 – 6.
Visez de la satisfaction et de la liberté d’esprit !
De nombreuses méthodes d’organisation existent. N’hésitez pas à en tester plusieurs. Quelle que soit la méthode que vous retiendrez, visez comme objectif de gagner une meilleure utilisation de votre temps, une présence accrue à ce que vous faites et une tête plus légère !
Une méthode qui vous allait l’année dernière peut ne plus vous convenir aujourd’hui, on vous invite à adopter la méthode du moment qui vous correspond le mieux.
Une question que vous pouvez vous posez en fin de journée : quel est mon kif pro du jour ?
Altros, société de portage salarial, vous accompagne dans le développement de votre activité. N’hésitez pas à nous contacter pour échanger ensemble sur vos projets.
